Come abbiamo messo in sicurezza oltre 7 Milioni di Dati Sensibili (conquistando IT e Legal)

L'Illusione del Controllo (Il Problema)

Molte aziende credono che il proprio ecosistema cloud sia un archivio sicuro e organizzato. La realtà, quasi sempre, è una bomba a orologeria silenziosa.

Il nostro cliente, un colosso multinazionale leader a livello globale nel settore manifatturiero, si trovava di fronte a un vero e proprio "buco nero" informativo. Parliamo di decine di Terabyte di dati aziendali distribuiti su SharePoint, con un sito per ogni dipartimento funzionale, ma senza alcun sistema DLP (Data Loss Prevention) attivo. La classificazione dei documenti era rudimentale, affidata a semplici tag testuali inseriti nei documenti, senza alcun reale controllo sui metadati.

Il vero problema? L'assoluta mancanza di consapevolezza: l'azienda non aveva idea di quali dati fossero conservati, né tantomeno aveva il controllo sulle condivisioni effettuate dagli utenti verso l'esterno.

Il Vaso di Pandora (L'Agitazione)

Cosa succede quando perdi il controllo sui tuoi dati aziendali? Ti esponi a sanzioni normative devastanti, danni d'immagine irreparabili e potenziali data breach. Per mostrare al Board la reale entità del rischio senza gravare sui budget, abbiamo lanciato il nostro programma di assessment Sharepoint Big Picture , sfruttando la potenza di estrazione congiunta di Microsoft Purview e Netwrix Auditor.

Abbiamo scansionato l'ambiente alla ricerca di Dati Sensibili (SIT) , individuando informazioni critiche che andavano dai numeri di carte di debito e passaporti europei, fino a dati particolari protetti dal GDPR come credo religioso o appartenenza a sindacati.

I risultati sono stati scioccanti. Quello che l'azienda non sapeva stava mettendo a grave rischio il business:

• Oltre 7,5 Milioni: Il totale dei dati critici (SIT) individuati e lasciati senza controllo.

• Circa mezzo milione di file a rischio: Il numero di documenti critici presenti nell'ambiente risultava totalmente non governato.

• La falla verso l'esterno: Abbiamo individuato decine di file altamente sensibili direttamente condivisi con utenti esterni all'organizzazione. Il dato più allarmante? Diversi file esposti al pubblico portavano l'etichetta di classificazione aziendale "Internal use only".

• Porte aperte per sempre: Il 100% dei link condivisi con l'esterno non aveva alcuna data di scadenza.

• Spreco di risorse: Analizzando le inefficienze, abbiamo scovato oltre 2 TB di spazio complessivo occupato esclusivamente da file mastodontici o obsoleti.

  
  

Dalla Cecità al Pieno Controllo (La Soluzione)

Non ci siamo limitati a mostrare il problema; abbiamo fornito la mappa esatta per risolverlo. Tutte queste evidenze sono state elaborate, normalizzate e presentate attraverso report Excel di dettaglio e una Dashboard PowerBI interattiva.

Abbiamo fornito azioni di remediation immediate e chirurgiche:

• Interrompere la condivisione verso l'esterno e restringerla solo ai siti strettamente necessari.

• Implementare la scadenza obbligatoria per tutti i link di condivisione.

• Valutare lo spostamento dei Terabyte di dati mastodontici su storage on-premise a basso costo.

• Implementare funzionalità vitali di Data Classification, Data Loss Prevention e Data Lifecycle Management.

L'Esito: Il Plauso di IT e Dipartimento Legal (Social Proof)

Il progetto non è stato solo un successo tecnico, ma un trionfo strategico e politico interno. Aver portato alla luce queste vulnerabilità con dati inconfutabili ha fatto guadagnare al nostro team i complimenti formali non solo dell'IT Manager (che ha finalmente ottenuto visibilità completa e le leve per ottimizzare i costi storage), ma soprattutto del Dipartimento Legal.

Quest'ultimo, infatti, ha per la prima volta avuto tra le mani gli strumenti concreti per valutare il rischio, dimostrare la compliance normativa e arginare potenziali disastri legati al GDPR, trasformando una crisi invisibile in un ecosistema governato, sicuro e conforme.

La domanda per te è: sai davvero cosa si nasconde oggi nel tuo SharePoint?